Caja y Arqueo

Una escuela, al igual que cualquier otro negocio necesita realizar transacciones económicas diarias de entrada y salida, ya sea en efectivo, cheques u otros valores que representan dinero, con el fin de mantener un buen control de cada movimiento que se origina y de realizar un correcto cuadre de caja.

El resto de cobros como transferencias o recibos domiciliados no serán incluidos en la caja diaria, ya que el movimiento se realiza  través de una cuenta bancaria.

Los movimientos de entrada son generados normalmente en forma de ventas y cobros de clientes y las salidas reflejan pagos a proveedores o disposiciones de efectivo a otros efectos.

El arqueo de caja es una operación que nos permite conocer al final del día cual es la suma del dinero disponible en la caja marcando los posibles descuadres.

El procedimiento habitual es al iniciar el día y antes de realizar ningún cobro abrir una nueva con una cantidad fija. Todos los movimientos de entrada y salida irán incrementando el saldo final de la caja.

Arqueo de Caja.

Son relativamente frecuentes las situaciones de descuadre, también llamadas “diferencias de caja” y tienen que ser controladas para evitar operaciones no contabilizadas y disponer de un fiel reflejo de la evolución de efectivo a través del tiempo de cara a determinar el flujo de caja en un momento dado del ciclo de nuestro negocio y prepararnos para hacer nuestras previsiones. El procedimiento que permite la detección y el control de estas diferencias es el llamado arqueo de caja.

Apertura y Cierre de Caja.

Por norma deberemos crear una nueva caja diaria al iniciar la jornada laboral y antes de realizar ningún cobro, ya que de lo contrario este no quedaría reflejado en ninguna caja. Al finalizar la jornada deberemos realizar el aqueo de caja y seguidamente cerrarla. En el momento en que cerramos una caja ya no es posible realizar ningún cambio en la misma ni imputarle ningún otro movimiento. De ser necesario deberemos abrir una nueva caja.

El Diario de Caja.

Al conjunto de movimientos incluidos en una caja diaria lo denominamos Diario de Caja y muestra la relación de todas las entradas y salidas de dinero habidas al lo largo del día.

Existe una particularidad del sistema de control de caja de AKAUD y es que aunque podamos ver los movimientos relacionados con las modalidades de tarjeta de crédito o cheque bancario, únicamente en el caso de los cobros en efectivo veremos incrementar el saldo final de caja.

La Gestión de Caja en AKAUD

AKAUD aporta una manera sencilla de llevar la gestión de la caja diaria de tu escuela realizando todas estas operaciones.

Para acceder al listado de cajas lo haremos desde el menú superior de opciones Administrativo -> Caja Diaria

El sistema nos muestra un listado de todas las cajas existentes en este momento, incluyendo la fecha de creación, el nombre, el estado de la misma (abierta o cerrada), los saldos inicial y final y el agente que la ha creado.

El saldo inicial indica el importe con el que fue creada la caja y el saldo final al importe con el que se cerró.

listado de cajas

Para  Crear una nueva caja pulsaremos el botón de +Añadir nuevo e introduciremos el nombre que le queremos asignar a la caja y confirmaremos el saldo con el que se abrirá esta. Observarás que el saldo es el mismo con el que se cerró la caja anterior. Por último pulsaremos sobre el botón de añadir.

nueva caja

Observarás que se ha añadido una nueva caja al listado anterior con el saldo inicial acumulado y un saldo final a cero.

nueva caja diaria

Mientras una caja está abierta podemos en cualquier momento cambiar el nombre o borrarla clicando sobre el icono de edición.

editar caja

Para abrir una caja existente bastará con clicar sobre el nombre de la misma.

edicion de caja

Los movimientos que aparecen en esta caja puede ser generados de forma manual, por medio de los botones situados en la parte superior o de forma automática.

Ingresos y Gastos manuales

Un ingreso realizado de forma manual puede resultar útil cuando necesitamos realizar una entrada o ingreso no necesariamente relacionado con una matrícula de un alumno y lo mismo ocurre con los datos. Los ingresos y gastos pueden utilizarse para cuadrar el saldo de una caja.

Ingreso automático

Un ingreso automático se producirá desde el momento en que realicemos un cobro de forma manual. El movimiento se vinculará a la caja que esté abierta en este preciso momento e incrementará el saldo final.

cobrar cuota

 

y el cobro se mostrará en la caja diaria.

movimienros de caja

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