Matriculación

Introducción

En esta página te guiaremos paso a paso en el proceso que deberás de llevar a cabo para crear y gestionar una matrícula.

Si eres nuevo a AKAUD te recomendamos comenzar antes con nuestra guía de Primeros Pasos.

La oferta académica está basada en los cursos y sus grupos.

Mientras los cursos son aquellos servicios académicos ofertados por la escuela de una forma genérica en su catálogo, los grupos representan una acción concreta de los cursos por medio de fechas de inicio y fin, sesiones, horarios, etc.

Para un mismo curso pueden crearse múltiples grupos y horarios y estos a su vez tener asignados diversos horarios, profesores y aulas, pero todos ellos tienen algo en común como es el curso.

Una vez creados los diversos grupos podremos inscribir a los alumnos en dichos grupos por medio de la acción que denominamos matricular.

La acción de crear una matrícula conlleva la generación de un expediente que agrupa tanto el área académica como administrativa y en el que se registra todo el historial del alumno en el transcurso de dicho curso y se formaliza por medio de un contrato vinculante.

Los diversos estados por lo que pasa un matrícula se denominan estados (activa, retenida, finalizada o anulada) y las mismas nos permitirán determinar la situación en la que se encuentra un alumno.

Finalizada:
Nos indica que el expediente de matrícula se ha finalizado, habiéndose completado todas las horas del curso y no quedando nada pendiente (cobros de recibos, material a entregar, exámenes, etc.)

En Curso
El alumno se encuentra activo y realizando el curso en el cual se ha inscrito.

Retenida
Una matrícula puede encontrarse en situación de retenida por cualquiera de los siguientes motivos: recibo devuelto o impagado fuera de su plazo establecido, falta reiterada de asistencia, baja temporal o bien por algún otro motivo justificado.

Baja
Cuando un alumno causa baja anticipada puede afectar a ciertos procesos relacionados como son las asistencias, cobros, etc.

Antes de crear una matrícula deberemos de configurar ciertos parámetros necesarios.

Paso 1. Selección de curso y Grupo.

El proceso de matricular a un alumno en un curso presupone:

  • Que el alumno ya ha sido dado de alta en la tabla de alumnos.
  • Que ya existe como mínimo un grupo activo y que cuenta con plazas disponibles.

Si es así podremos iniciar el proceso de matriculación.

Accederemos al listado de matrículas desde el menú superior de opciones Académica -> Matrículas

y haremos clic en el botón de +Añadir Matrícula.

listado de matrículas

 

 

A continuación se nos mostrará un asistente compuesto de 4 etapas. En la primera de ellas deberemos seleccionar el curso, grupo y alumnos a inscribir.

Hemos de tener en cuenta que en el listado de grupos solo nos aparecerán aquellos que reúnan las condiciones mencionadas con anterioridad.

selección curso en proceso de matriculación en akaud

 

Una vez seleccionados ambos procederemos a seleccionar los alumnos a inscribir. AKAUD te ofrece la posibilidad de inscribir a múltiples alumnos desde un mismo proceso.

Tras seleccionar el grupo se nos ofrece la posibilidad de añadir alumnos y mostrar los ya inscritos, encaso de que este proceso lo hubiésemos realizado en una acción anterior.

selección alumnos en proceso de matriculación

Tras pulsar sobre el botón de +AÑADIR ALUMNOS  se nos mostrará una nueva caja de selección. Escribiendo directamente las primeras iniciales el nombre o apellido se nos mostrarán todas las coincidencias encontradas. Haremos clic sobre el nombre del alumno para incorporarlo en el proceso de matriculación. También existe la posibilidad de realizar una selección múltiple haciendo clic en el botón de +Multiseleccion.

selección alumnos

La Multiselección nos permite seleccionar múltiples alumnos desde una misma ventana.

selección de múltiples alumnos en el proceso de matriculación

 

A medida que vayamos incluyendo nuevos alumnos en este proceso se nos irán mostrando al pie de esta misma ventana.

alumnos inscritos

 

Una vez seleccionados nuestros alumnos clicaremos en el botón de CONTINUAR.

Paso 2. Personalizar.

El proceso de matricular a un alumno en un curso presupone:

  • Que el alumno ya ha sido dado de alta en la tabla de alumnos.
  • Que ya existe como mínimo un grupo activo y que cuenta con plazas disponibles.

Si es así podremos iniciar el proceso de matriculación.

Accederemos al listado de matrículas desde el menú superior de opciones Académica -> Matrículas

y haremos clic en el botón de +Añadir Matrícula.

listado de matrículas

 

 

A continuación se nos mostrará un asistente compuesto de 4 etapas. En la primera de ellas deberemos seleccionar el curso, grupo y alumnos a inscribir.

Hemos de tener en cuenta que en el listado de grupos solo nos aparecerán aquellos que reúnan las condiciones mencionadas con anterioridad.

selección curso en proceso de matriculación en akaud

 

Una vez seleccionados ambos procederemos a seleccionar los alumnos a inscribir. AKAUD te ofrece la posibilidad de inscribir a múltiples alumnos desde un mismo proceso.

Tras seleccionar el grupo se nos ofrece la posibilidad de añadir alumnos y mostrar los ya inscritos, encaso de que este proceso lo hubiésemos realizado en una acción anterior.

selección alumnos en proceso de matriculación

Tras pulsar sobre el botón de +AÑADIR ALUMNOS  se nos mostrará una nueva caja de selección. Escribiendo directamente las primeras iniciales el nombre o apellido se nos mostrarán todas las coincidencias encontradas. Haremos clic sobre el nombre del alumno para incorporarlo en el proceso de matriculación. También existe la posibilidad de realizar una selección múltiple haciendo clic en el botón de +Multiseleccion.

selección alumnos

La Multiselección nos permite seleccionar múltiples alumnos desde una misma ventana.

selección de múltiples alumnos en el proceso de matriculación

 

A medida que vayamos incluyendo nuevos alumnos en este proceso se nos irán mostrando al pie de esta misma ventana.

alumnos inscritos

 

Una vez seleccionados nuestros alumnos clicaremos en el botón de CONTINUAR.

Paso 3. Pagos.

La tercera de las opciones corresponde a las condiciones de pago que le deseamos aplicar al alumno.

AKAUD ofrece la posibilidad de aplicar una tarifa predefinida en el mismo proceso de matriculación.

aplicar tarifa en proceso de matriculacion

Para seleccionar una tarifa existente la seleccionaremos desde el desplegable.

El asistente nos ofrece además la posibilidad de decidir las cuotas que deseamos aplicar a los alumnos que vamos a inscribir.

Paso 4. Confirmar proceso de matriculación.

El último paso a realizar antes de realizar el proceso de matriculación es el de confirmar la acción a realizar.

confirmación-matrícula

 

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