Gestión Comercial - CRM

Prospectos

El término prospecto es un concepto englobado dentro del marketing e implementado dentro de AKAUD como parte inherente a nuestra plataforma de CRM. En el ámbito del marketing, se denomina con esta palabra al potencial cliente o consumidor.

A diferencia de otros CRM que incorporan otro tipo de conceptos como los LEADS (solicitudes), nuestra plataforma trata de unificar a las diferentes fases por las que puede atravesar una misma solicitud en un único concepto denominado prospecto.

AKAUD permite trabajar con información sobre los potenciales compradores para que los vendedores puedan concretar la operación y transformar dichos prospectos en clientes finales por medio de las matrículas.

Para poder acceder a la gestión de prospectos deberemos hacerlo a través del menú superior de opciones Crm -> Prospectos:

 

menu prospectos

La página de prospectos ofrece un entorno integrado de gestión.

akaud-crm-prospectos-dashboard

A. La barra superior ofrece una visión rápida de los diversos prospectos activos y su factor de conversión en matrículas.

B. Los diversos prospectos pueden ser seleccionados individualmente o bien en bloque. Una opción interesante que ofrece nuestro CRM es la posibilidad de realizar una selección sobre la página activa o bien sobre toda la base de datos existente.

C. De igual forma podemos llevar acciones en bloque sobre prospectos previamente seleccionados o bien de forma individualizada. Además de las acciones podemos ejecutar determinadas acciones basadas en lo que denominamos reglas de negocio. Las reglas de negocio son acciones que pueden realizarse sobre una selección de prospectos por medio de condiciones predefinidas.

D. Cada prospecto nos muestra de forma resumida la información más relevante, así como la posibilidad de ejecutar determinadas acciones sobre el mismo.

menu contextaul en los prospectos

E. Para manejar un importante volumen de prospectos siempre resulta útil el uso de filtros. En la parte lateral derecho de la ventana disponemos un panel de filtrado con el que de una forma sumamente sencilla podremos realizar la búsqueda de cualquier tipo de prospecto.

Puedes aplicar un filtro escribiendo directamente en la caja de texto. Haciendo  un simple clic se te mostrarán todas las opciones disponibles para el elemento seleccionado.

filtros en prospectos

 

HAZ CLIC EN EL SIGUIENTE VIDEO

Editar un Prospecto

Para acceder a un prospecto deberemos hacer clic con el ratón encima del nombre de su titular.

La diversa información contenida en un prospecto está organizada por medio de pestañas.

La primera de ellas corresponde a los datos personales del titular, e incluye su información básica como nombre, apellidos, domicilio, etc.

Los prospectos, al igual que otras tablas de AKAUD, ofrecen la posibilidad de incluir lo que denominamos campos personalizados. Los campos personalizados son información especial que puede ser creado por el mismo usuario en base a sus necesidades.

 

edición de prospectos

 

Mientras que en la primera de las pestañas dispondremos de la información relativa a los datos personales del solicitante, en la segunda dispondremos de la información relativa a su solicitud.

En primer lugar encontramos la puntuación asignada a esta solicitud. AKAUD permite establecer una valoración entre 0 y 100 en función del estado que tenga una solicitud. A mayor valoración mayor será la importancia que le daremos a esta solicitud.

Otro elemento a tener en cuenta es la Prioridad. Existe 3 posibles niveles representados mediante estrellas.

El medio identifica la fuente de procedencia de este prospecto. Los medios pueden ser declarados desde Ajustes Avanzados -> Tablas -> Medios de captación.

Para asignar un medio bastará con que escribamos las primeras iniciales. A medida que vayamos escribiendo el sistema irá proponiendo unos resultados.

Lo mismo sería aplicable al caso de las campañas que son acciones comerciales concretas que podemos establecer también desde la misma sección de Ajustes Avanzados -> Tablas -> Campañas.

 

medios de captación

 

En los prospectos podemos manejar tanto solicitudes de información genéricas como peticiones de información sobre cursos concretos. Las peticiones de cursos es lo que denominamos cursos solicitados y las ofertas realizadas por la escuela en base a dichas solicitudes son denominadas como cursos ofertados Académicas -> Cursos.

Para poder incluir un nuevo curso en una solicitud, antes deberemos de haberlo creado previamente en la tabla de cursos.

Haciendo clic en el botón de añadir obtendremos una lista de cursos, desde la que podremos realizar nuestra selección.

En un mismo prospecto pueden solicitarse tantos cursos como se deseen, pero lo oferta solo se limitará a aquellos cursos que hayan sido previamente solicitados.

cursos prospectos

 

En un mismo proceso de selección podemos incluir uno o varios cursos

seleción de curso

 

En la siguiente pestaña podremos incluir aquellos documentos o imágenes vinculados a un determinado prospecto.

Para insertar un archivo bastará con que lo arrastremos y soltemos o bien hagamos clic en el cuadro de diálogo.

añadir documento

Recuerda que la cantidad de archivos a insertar estará siempre condicionada al plan que tengas contratado en este momento, por ello es recomendable no utilizar archivos de grandes dimensiones.

La siguiente pestaña de seguimiento proporciona una forma fácil de registrar todas las comunicaciones mantenidas con el solicitante.

Para poder añadir una nueva entrada haremos clic en el botón de añadir y completaremos los datos del formulario.

 

seguimiento en prospectos

 

La última de las pestañas permite la generación de documentos dinámicos a partir de plantillas previamente definidas.

 

HAZ CLIC EN EL SIGUIENTE VIDEO

 

Añadir un Prospecto

AKAUD ofrece dos métodos distintos de creación de prospectos. Uno de ellos sería introduciendo la información manualmente y el otro a partir de formularios OnLine.

Comenzaremos viendo las diversas forma de crear prospectos de forma manual y para ello comenzaremos haciendo clic en el botón de añadir prospecto.

Se nos plantean dos posibles situaciones.

  1. Crear un nuevo Prospecto de un contacto nuevo, que sabemos que no lo tenemos registrado en la base de datos.
  2. Crear un nuevo prospecto a partir de un contacto ya existente.

añadir prospecto
La segunda de las opciones nos permitirá la posibilidad de vincular el prospecto a la misma ficha del contacto y para ello deberemos de seleccionar entre la lista existente de contactos.

seleccionar contacto

 

Una vez seleccionado se nos copiarán los datos existentes en la ficha del contacto al nuevo prospecto que acabamos de crear. Así pues solo deberemos completar el resto de información y grabar los cambios.

 

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